Los actos de encuadramiento: concepto, clasificación y cuestiones comunes

La relación jurídica con el nivel contributivo de la Seguridad Social nace a partir de la realización de una actividad productiva incluida en su campo de aplicación. Esta situación material es la que pone en marcha el conjunto de derechos y obligaciones que la LGSS regula, tanto para las personas que trabajan, como para los empresarios que las contratan. Del mismo modo ocurre para las personas que trabajan por cuenta propia.

De esta idea cabe deducir que los derechos y las obligaciones de Seguridad Social no nacen por la voluntad de las partes, sino que están especificadas en la Ley: es la LGSS la que dice qué actividades productivas dan lugar a la inclusión en el nivel contributivo y qué derechos y obligaciones se derivan de esta situación.

De esta forma, el artículo 7.1 LGSS determina qué trabajos dan lugar a la inclusión del trabajador en el campo de aplicación del nivel contributivo de la Seguridad Social. Cuando esto ocurre, se pone en marcha la relación jurídica de empresario y trabajador con la Seguridad Social, obligando la LGSS al empresario a comunicar esta relación de trabajo mediante los actos de encuadramiento, en el tiempo y forma que la Ley especifica.

Por tanto, los actos de encuadramiento no son posibles sin actividad productiva, porque generan derechos (prestaciones) y obligaciones (cotización) con la Seguridad Social que están condicionados a que exista un trabajo, sea por cuenta ajena o por cuenta propia. Si no hay trabajo incluido en el campo de aplicación no se produce la formalización, ni hay relación jurídica con el nivel contributivo de la Seguridad Social, salvo en situaciones excepcionales que la propia Ley contempla (situaciones asimiladas al alta) 🔍

Los actos de encuadramiento como actos declarativos

Lo dicho anteriormente nos sirve de explicación a otra característica relevante de los actos de encuadramiento: tienen naturaleza declarativa. Significa esto que mediante los actos de encuadramiento la Administración registra una situación de hecho: la realización de un trabajo que da lugar a la inclusión en el campo de aplicación del nivel contributivo de la Seguridad Social.

La TGSS no crea o constituye estas relaciones jurídicas, sino que es “competente para reconocer el derecho a la afiliación, el alta o la baja en la Seguridad Social”, tal y como establece el artículo 33 RDA. Mediante los actos de encuadramiento el empresario deberá notificar esta situación material a la Seguridad Social, procedimiento mediante el que la TGSS se da por enterada, comprueba su veracidad y formaliza la relación jurídica.

Esta es una de las razones por las que los actos de encuadramiento son un tipo de actos administrativos llamados instrumentales: sirven para organizar la Seguridad Social contributiva, teniendo con ellos la posibilidad de conocer quién está incluido en la misma, en qué Régimen, durante cuánto tiempo, con qué características y, como consecuencia, qué derechos y obligaciones se derivan de su incorporación en el Sistema.

Por lo tanto, podemos citar algunas características importantes sobre la materia:

1️⃣ La coincidencia temporal entre trabajo y actos de encuadramiento: cuando exista un trabajo, incluido en el campo de aplicación del nivel contributivo, debe ponerse en marcha el procedimiento administrativo para su formalización, a través de los Actos de encuadramiento. 🔍

Cuando así se hace, el empresario desplaza a la Seguridad Social su responsabilidad en materia de protección social, la que se hará cargo de las posibles contingencias o riesgos en que se encuentra el trabajador, así como de las prestaciones que deriven de las situaciones de necesidad que pueda padecer.

2️⃣ Si observamos en nuestra realidad laboral esto no siempre ocurre. Así las cosas, existe un determinado porcentaje de trabajo no declarado, conocido como economía sumergida, en el que el empresario ignora su obligación de notificar a la Seguridad Social que tiene trabajadores por cuenta ajena a su cargo. Lo mismo ocurre cuando un trabajador por cuenta propia prescinde de la obligación de notificar a la Seguridad Social que se encuentra realizando una actividad productiva.

En estos supuestos, aun cuando hay un trabajo que requiere ser declarado, la Seguridad Social lo desconoce. Cuando esto ocurre, la LGSS contempla algunas garantías, como la posibilidad de que el trabajador solicite el reconocimiento de esta situación o que la propia Seguridad Social lo haga de oficio cuando lo detecta; al mismo tiempo, garantiza al trabajador algunas prestaciones de forma automática (artículos 167 y 168 LGSS). Ello no obstante, hay que considerar que aquí no se produce el desplazamiento de responsabilidad, por lo que el empresario será responsable de las prestaciones a las que el trabajador tenga derecho.

3️⃣ Cuestión distinta es que se formalice una relación con la Seguridad Social que no se corresponde con ninguna actividad productiva. Es decir, hay relación jurídica con la Seguridad Social sin que exista trabajo, sea de modo temporal o definitivo. Dos son aquí los escenarios posibles:

🅰️El primero, cuando la LGSS lo reconoce para proteger determinadas situaciones: son las llamadas situaciones asimiladas al alta y el alta especial (art. 166 LGSS).

🅱️El segundo es ilegal; aparece cuando se pretende obtener un beneficio de la Seguridad Social de un modo fraudulento: se hace creer que existe una actividad productiva cuando no es cierto, con la finalidad de obtener prestaciones contributivas a las que no se tiene derecho, como, por ejemplo, cotizar para obtener una prestación de desempleo cuando nunca se trabajó.

LOS ACTOS DE ENCUADRAMIENTO

Además de los artículos 15, 16, 99, 138, 139 y 140 de la LGSS, los actos de encuadramiento están regulados en el Real Decreto 84/1996, de 26 de enero, por el que se aprueba el Reglamento General sobre la inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social. 

En materia sancionatoria, el artículo 22 LISOS considera como infracción grave el incumplimiento empresarial de omitir los actos de encuadramiento, incluso la de no comprobar el cumplimiento por parte del contratista al que está vinculado.

En cuanto a su clasificación, los actos de encuadramiento podemos clasificarlos en:

1️⃣ La inscripción de empresas, regulada en el artículo 138 LGSS. Tiene como finalidad registrar, con carácter previo e indispensable a iniciar sus actividades, tenga o no ánimo de lucro, a toda persona natural o jurídica, pública o privada, que quiera utilizar trabajo por cuenta ajena incluido en cualquier Régimen de los que integran el Sistema de la Seguridad Social; en concreto, para el Régimen General, las incluidas en el artículo 97 LGSS.

2️⃣La afiliación de trabajadores, regulada en los artículos 15, 16, 139 y 140 LGSS, tiene como finalidad formalizar la inclusión de un trabajador en el nivel contributivo de la Seguridad Social la primera vez que realiza una actividad productiva. Mediante este acto se deja constancia del inicio de su vida laboral activa, con independencia de las veces que a lo largo de la misma se encuentre trabajando, periodos de actividad o inactividad que se notifican mediante las altas y las bajas.

3️⃣El alta es el acto de encuadramiento a través del cual el empresario notifica y la TGSS reconoce que un trabajador ha iniciado una actividad productiva que da lugar a su inclusión en cualquier Régimen de la Seguridad Social. Se producirán tantas altas como veces un trabajador inicia un trabajo en su vida laboral, bien sea en la misma empresa o en empresas diferentes.

4️⃣ La baja es el acto de encuadramiento a través del cual el empresario notifica y la TGSS reconoce la extinción de una relación contractual que lo unía con una persona. La baja se producirá, de este modo, cada vez que una persona finalice una actividad productiva a lo largo de su vida laboral activa.

Cuestiones comunes. Dinámica del procedimiento: solicitud y reconocimiento

Como indicaba antes, los actos de encuadramiento son actos administrativos declarativos. Los actos de encuadramiento son, en primera instancia, promovidos por el empresario, como sujeto obligado por la LGSS. Salvo en el trabajo por cuenta propia, en el que el sujeto obligado es el propio trabajador, en el trabajo por cuenta ajena es el empresario quien tiene la obligación de solicitar a la Dirección Provincial o Administración de la TGSS donde tenga su domicilio el reconocimiento de cualquiera de las situaciones descritas: su inscripción, la afiliación, el alta y la baja.

Forma de los actos de encuadramiento

Los actos de encuadramiento tienen forma escrita, existiendo para cada uno un modelo oficial en el que se proporcionan los datos requeridos, junto con la presentación de los documentos necesarios en cada caso. Cuando los datos aportados originalmente sufren alguna modificación, se procederá a comunicar a la TGSS mediante la denominada variación de datos.

En todo caso, hay que tener en cuenta algunas cuestiones:

✔️Al presentar la solicitud tiene derecho a que la TGSS le proporcione constancia escrita que servirá a modo de justificación del cumplimiento de la obligación.

✔️Si falta algún documento preceptivo dispone de un plazo de subsanación de 10 días para completar la documentación o solventar dudas respecto de la certeza de la situación alegada, según los artículos 11 y 13 del RDA y en la Ley 39/2015.

✔️La solicitud puede presentarse en la oficina de la TGSS, aunque también puede hacerse por vía informática, telemática o electrónica 🔍

✔️De modo excepcional la TGSS podrá autorizar a la empresa a presentar algunos actos de encuadramiento (afiliación y alta) con posterioridad al inicio de la actividad, si tiene dificultades por el volumen de contratación o por su actividad (artículo 32.3.3 RDA).

Sujeto promotor de los actos de encuadramiento

El sujeto obligado de promover los actos de encuadramiento es, siempre, el empresario para el trabajo por cuenta ajena; en el trabajo por cuenta propia es el propio trabajador autónomo.

La TGSS puede, de oficio, promover los actos de encuadramiento, cuando descubre, por sus propios medios o por la actuación de la Inspección de Trabajo, la existencia de una relación de trabajo por cuenta ajena que no le ha sido comunicada. Esta decisión podrá ser impugnada por el empresario cuando no exista prestación de servicios o la misma no tenga naturaleza laboral.